Styrelsens främsta uppgift är att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt styrdokumenten och inom de ekonomiska ramar som finns. Styrelsen uppdrag innefattar bland annat att fördela resurser och organisera verksamheten samt att följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten så att de nationella målen och kvalitetskraven kan uppfyllas.

Styrelsen består av tre till åtta ledamöter samt två till tre suppleanter. Styrelsen väljer själva hur de fördelar sina arbetsuppgifter sinsemellan utifrån tidigare erfarenheter och kompetens. Vissa ansvarsområden är dock återkommande och ska uppfyllas av styrelsen, exempelvis:

Systematiskt kvalitetsarbete (Ordförande)
Personalansvar inkl. arbetsrätt och arbetsmiljö (Personalansvarig)
Ekonomi (Kassör)
För att maximera Personalens tid till det pedagogiska arbetet arbetar styrelsen tillsammans med ansvarsgrupperna även aktivt med aktuella operativa frågor.
Styrelsemöten hålls ca 10 gånger per år, vanligtvis i anslutning till personalens gemensamma planeringstid.

Som kompensation för sitt engagemang i styrelsen åtnjuter ordförande och ordinarie styrelseledamöter en minskning i de antalet städdagar och insatser som förväntas av föreningens medlemmar.

• Ordförande (1 person)
• Personalansvar (2 personer)
• Kassör (1 person)

Är alltid den person som är avgående ordinarie kassör och har som arbetsuppgift att lära upp den nya kassören samt avlasta vid behov.
Extrakassör har tillgång till flottens bank.

Arbetsuppgifter:

• Skicka ut påminnelse om avgiften den 25:e varje månad på trello
• Skicka ut en påminnelse till dem som missat att betala in sin avgift den 5e varje månad.
• Besvara frågor kring hur mkt man som familj ska betala i medlemsavgift.
• Sammanställa alla medlemsavgifter per månad i excel samt informera kassör när alla avgifter kommit in.
• Vid årsskiftet stämma av uppdaterade avgifter med kommunens hemsida och meddela medlemmar om förändring.
• Stötta kassör och hjälpa till med upprättande av budget inför nytt verksamhetsår

• Ringer efter vikarie vid personals frånvaro.
• Uppdaterar listan över vikarier och söker efter fler vid behov.
• Ser till att vikarierna lämnar in utdrag ur brottsregistret till personalansvarig samt förmedlar kontakt mellan nya vikarier och personalansvarig för anställningskontrakt.
• Vikarieanskaffaren ska alltid vara nåbar per telefon.
• Det är viktigt att den som tar detta uppdrag har flexibla morgnar så att det finns tid att ordna akuta behov.
• Den som har huvuduppdraget kan räkna med att i snitt lägga 1-2 timmar per vecka, men vikariebehovet varierar mycket över tid.
• En av fördelarna med denna posten är att en kan göra uppdraget utanför Flottens väggar. Uppdraget delas upp veckovis mellan några stycken medlemmar, så mellan varven är en helt ledig.

Barnintag/fadderansvar (3 personer):

• Anmäler varje månad till stadsdelsförvaltningen antal barn på Flotten för att rätt kommunalt bidrag ska betalas ut.
• Annonserar och går igenom kölistor.
• Kallar till och deltar i möte med intresserade föräldrar tillsammans med personalen. Annonserar om och arrangerar öppet hus en gång per termin
• Föreslår nya medlemmar för medlemsmöte.
• Sköter administrationen vid inträde och utträde.
• Informerar nya föräldrar enligt checklista.
• Utser fadderfamilj.
• Håller checklistan för fadderfamiljer uppdaterad.
• Informerar personalen om nya familjer inför inskolningen.
• Har tillgång till Flottens mail.
• Ser till att kontaktuppgifter till nya medlemmar kommer till ordförande, sekreterare, valberedning samt kassör)
• Jourhämtning: I de fall då något/några barn är kvar när Flotten har stängt (om vårdsnadshavare ej går att få tag på/har fastnat på vägen/eller dyl) ansvarar barnintaget för att komma ner till flotten eller se till att någon annan förälder kan komma/hämta barnet.

Fixargruppen består av 4-7 personer, varav en är samordnare.

• Samordnaren är huvudansvarig och även kontaktperson.
• Samordnarens uppgift är att leda och fördela arbetet. Gruppen bestämmer själva när det är dags att byta samordnar ansvaret.
• Fixargruppens uppgift är att utföra reparationer och dylikt som behövs i Flottens lokaler.
• Fixargruppen är uppmärksamma på behov av större renoveringar (och nyinskaffningar av möbler etc), och rapporterar till medlemsmöte för beslut om åtgärd.
• Stäm av med personalen vilka textilier de anser behöver bytas ut, förnyas, lagas. Tex vaxdukar, gardiner, täcken, kuddar till vilorna osv.
• Huvudansvarig sammankallar till fixargruppensmöten 1 gång/månad.
• Huvudansvarig tar också kontakt med Flottens kontaktperson för Wallenstam i de fall åtgärden inte kan utföras av någon i fixargruppen.
• Fixargruppen kontaktas via Fixargruppens ”Kontakta fixargruppen” chatt-tråd på Trello.

Nyckelord: Matintresse, hälsa och hantering av livsmedel

• Håller sig informerade om regler för livsmedelshantering och informerar föräldrar samt personal vid behov.
• Uppdaterar pärmen med rutiner för livsmedelshantering, som förvaras på Flotten.
• Ser till att kyl och frys håller rätt temperatur.
• Ansvarar för diskmaskinen.
• Ansvarar för inköp av utrustning till köket
• Reviderar frukost & mellanmålsmenyn samt inköpslista halvårsvis eller vid behov.
• Kontakt med cateringfirma samt undersökning av cateringalternativ vid behov.
• Matbeställning (livsmedel, frukt och grönt) beställs i dagsläget av kassör via Mat.se
• Internrevision av livsmedelshantering

I en revision granskar revisorn föreningens redovisning och förvaltning, det vill säga hur ledningen styr verksamheten. Med hjälp av den information som framgår i redovisningen och i andra ekonomiska rapporter bedömer revisorn om föreningens ekonomi är god och om verksamheten bedrivs effektivt. Att undersöka om det finns fungerande interna kontrollsystem ingår också i arbetet. Revisorn ger också råd om vad som bör förbättras inför ett nytt verksamhetsår.

Kallas vid behov in att vara närvarande vid styrelsemöten.

• Ansvarar för nycklar och säkerhetsåtgärder
• Ser till att det finns förbandsmaterial.
• Ansvarar för att brandövning görs 1 gång per år och för att en utrymningsplan finns upprättad.
• Anordnar hjärt-lungräddningskurs för personalen och föräldrar 1 gång per år.
• Upplyser personal och föräldrarna om brandskyddet på Flotten.
• Har löpande kontakt med personalen gällande säkerheten på Flotten.
• Gör brandskyddsrond 4 ggr per år., varav 2 tillsammans med personalens skyddsombud.
• Sammankallar Krisgruppen en gång per år (efter årsmötet) och ser till att krisplanen hålls aktuellt.

• Föreslår personer till styrelseposter inför årsstämman.
• Föreslår personer till övriga ansvarsposter vid behov.

Valberednings främsta arbetsuppgift är att ge förslag till nya förtroendevalda och övriga roller. Valberedningen ska ge förslag till nya ledamöter till styrelsen. Det är därför bra om de som sitter i valberedningen är aktiva i föreningen, deltar på sammanträden, aktiviteter och andra sammankomster, så de känner till vilka personer och kompetenser som finns.

• Ansvarar för att telefon- och internetuppkoppling fungerar samt köper in telefoner, mobiltelefoner, kameror etc vid behov.
• Se över om det finns bättre abonnemangs alternativ när bindningstiden har gått ut.
• Ansvarar för inköp av kontorsmaterial såsom bläckpatroner, skrivarpapper och whiteboardpennor.
• Ansvarar för uppdateringar av program.
• Ser till att information om personal och verksamhet uppdateras i samråd med personalen.
• Ansvarar för uppdateringar på hemsidan.
• Undersöker nya förbättringsmöjligheter gällande digitalisering.
• Har de inledande samtalen med företagen som erbjuder de tjänster medlemmar/pedagoger har efterfrågat samt checkar av kravlista.
• När en ny app introduceras ska appansvarig testa tjänsten och kunna lära medlemmar/pedagoger hur denna fungerar samt upprätta lathundar som är gjorda efter Flottens behov av användning
• Som admin i trello appen ser man till att nya medlemmar bjuds in samt skickar mail med info om hur trello är upplagt och hur vi på flotten använder oss av den. Ta bort gamla medlemmar och uppdatera befintliga om så skulle behövas.
• Vara uppmärksam på nya uppdateringar och se så att nya funktioner inte går emot flottens sekretess policys.
• Teknisk support 24/7